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校友会について

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校友会会則

関西大学校友会個人情報保護規程

制定 平成17年3月26日

  1. (目的)
    第1条
    この規程は、高度情報通信社会の進展に伴い個人情報の利用が著しく拡大していることに鑑み、関西大学校友会(以下「本会」という。)における個人情報の取扱いについて遵守すべき義務等を定めることにより、個人情報の適切な保護に資することを目的とする。
  2. (用語の定義)
    第2条
    この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号の定めるところによる。
    • (1)
      個人情報
      生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
      (2)
      コンピュータ処理
      コンピュータを使用して行われる個人情報のすべてに関する入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいう。
      (3)
      職員
      職員任免規則に定める者をいう。
      (4)
      記録文書・データ
      本会の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報が記録された文書・データ等をいう。
  3. (利用目的)
    第3条
    本会における個人情報の利用は、会員相互の交誼を厚くし母校関西大学の隆盛を図ることを目的とする。
  4. (適用範囲)
    第4条
    この規程は、次に定めるものに適用する。
    • (1)
      本会の事務職員
      (2)
      本会に登録している地域支部、職域会、同期会、ゼミOB会、関係校友会および各種団体
    個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合においても、この規程の趣旨に従って、個人情報の適正な保護を図るものとする。
  5. (個人情報保護管理者)
    第5条
    個人情報の収集、利用、提供、開示、訂正等を適正に行うために、個人情報保護管理者(以下「管理者」という。)を置く。
    管理者は、個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のために必要な措置も講じる。
    管理者は、本会の場合は事務局長とし、本会に登録している地域支部、職域会、同期会、ゼミOB会、関係校友会および各種団体においてはそれぞれの長とする。
  6. (個人情報の収集)
    第6条
    個人情報は、第3条に定められた目的を達成するために必要な限度内において収集しなければならない。
    個人情報は、適法かつ公正な手段によって収集しなければならない。
    個人情報は本人から収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
    • (1)
      法令又は本会の規定によって収集するとき。
      (2)
      本人の同意に基づいて収集するとき。
      (3)
      個人の生命、身体又は財産の保全上緊急に収集する必要があるとき。
      (4)
      出版、報道等公にされたものから収集するとき。
      (5)
      その他、本人以外のものから収集することに、相当の理由があるとき。
    個人の思想、信条、信仰、心身の状況、資産、社会的状況などに関する情報は収集してはならない。
  7. (職員の責務)
    第7条
    個人情報は、あらかじめ定められた目的の範囲内で、常に正確、安全かつ最新のものとして保有しなければならない。
    個人情報は、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えいの防止に努めるものとする。
    不要となった個人情報は、確実かつ迅速に廃棄又は消去しなければならない。
    職務上知りえた個人情報の内容をみだりに他に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。退職後も同様とする。
  8. (取扱い事務の登録)
    第8条
    記録文書・データを取扱うときは、管理者はその事務に関し、次に掲げる事項を記載した個人情報事務登録簿を備えなければならない。
    • (1)
      事務取扱機関の名称
      (2)
      個人情報の利用目的
      (3)
      個人情報の記録項目
      (4)
      個人情報の収集先及び収集方法
      (5)
      コンピュータ等機械による処理の有無及び保存方法
      (6)
      個人情報の取扱期間
      (7)
      個人情報を消去または破棄した日
      (8)
      その他、事務取扱上必要とする事項
  9. (登録簿作成等の例外)
    第9条
    前条の規定にかかわらず、次に掲げる個人情報については、登録簿の作成を必要としない。
    • (1)
      法令又は本会が定める規定によって収集するもの
      (2)
      既に登録されている個人情報の全部又は一部を記録するものであって、その保有目的が、あらかじめ定められている目的の範囲内と認められるもの
      (3)
      専ら試験的なコンピュータ処理の用に供するもの
  10. (個人情報の利用及び提供)
    第10条
    収集した個人情報は、定められた目的以外の目的に利用し、又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。
    • (1)
      法令に基づいて利用し、又は提供するとき。
      (2)
      本人の同意に基づいて利用し、又は提供するとき及び本人に提供するとき。
      (3)
      個人の生命、身体又は財産の保全上緊急に利用又は提供する必要があるとき。
      (4)
      その他、利用又は提供することについて、本会が必要又は相当の理由があると認めたとき。
    前項の規定に基づき、個人情報を本人以外の者に提供する場合は、個人情報が適正に利用されているか監督を行わなければならない。また、提供目的の達成時には、個人情報の返却、廃棄等の措置を求めることとする。
  11. (取扱いの委託等)
    第11条
    本会が、個人情報の取扱いを伴う特定の事務の全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、個人情報の保護に関して受託者が守るべき義務及び違反に対する責任を、当該契約の中に明記し、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
  12. (個人情報の開示)
    第12条
    本会会員は、自己の個人情報の開示を、本会に申請することができる。ただし、開示を行うことが、業務の正常な遂行を妨げるおそれがあるときは、当該個人情報の全部又は一部を開示しないことがある。
  13. (開示申請の方法)
    第13条
    個人情報の開示を申請する場合には、本会に対して、申請者が申請の当人であることを証明する書類を提示するとともに、次に掲げる事項を記載した申請書を提出するものとする。
    • (1)
      申請者の卒業年・学部、氏名、生年月日及び現住所
      (2)
      開示を申請する個人情報の内容
      (3)
      開示申請の目的
      (4)
      その他、管理者が事務処理上必要とする事項。
  14. (開示の方法)
    第14条
    記録文書の開示は、当該文書の閲覧又は写しの交付をもって行う。
    コンピュータ処理用の情報ファイルに記録されている個人情報の開示については、現に使用しているプログラムを用いて出力したものの写しの交付をもって行う。
    前2項に定める閲覧又は写しの交付が困難な場合には、他の適切な方法によって行う。
  15. (自己情報訂正の請求)
    第15条
    自己の個人情報が、事実と異なる場合には、該当者は、本会に対して、訂正の請求をすることができる。
    前項の請求を行う場合には、請求者が、請求の当人であることを証明する書類を提示するとともに、次に掲げる事項を記載した訂正請求書を提出するものとする。
    • (1)
      請求者の卒業年・学部、氏名、生年月日及び現住所
      (2)
      訂正の請求をする個人情報の内容
      (3)
      訂正を求める箇所及び訂正の内容
      (4)
      その他、管理者が事務処理上必要とする事項
  16. (不服の申し出)
    第16条
    本会会員が、自己の個人情報に関する本会の取扱いについて不服を有する場合には、本会に対して不服の申し出をすることができる。
    前項の申し出を行う場合には、申出者が、申し出の当人であることを証明する書類を提示すると共に、次の各号に定める事項を記載した不服申出書を提出するものとする。
    • (1)
      申出者の卒業年・学部、氏名、生年月日及び現住所
      (2)
      不服の申し出事項、理由及び希望する是正の内容
      (3)
      その他、管理者が事務処理上必要とする事項
    本会は、第1項の申し出があったときは、速やかに審議、決定し、その結果を申出者に通知しなければならない。
  17. (補則)
    第17条
    この規程に定めのない事項については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び関係法令並びに別段の定めがある場合にはその定めによるものとする。
  1. 附則

    この規程は、平成17年4月1日から施行する。

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